Kuinka optimoida yrityksesi lainmukaisuudella ja riskien vähentämisellä

Poistetaanpa jotain pois tieltä: kun useimmat ihmiset kuulevat ”lainsäädännön noudattaminen” ja ”riskien vähentäminen”, heidän aivonsa luokittelevat nuo fraasit ”tylsäksi” tai ”todennäköisesti kalliiksi”. Mutta jos olet yrityksen omistaja – tai edes harkitset sellaiseksi tulemista – tämä niin sanottu ”tylsi” juttu on itse asiassa yrityksesi salainen ase.

Kuvittele lainsäädännön noudattaminen liiketoiminnan maailman parsakaaliksi. Se ei ehkä ole ensimmäinen asia, jota himoitset, mutta se on täynnä ravinteita, joita yrityksesi tarvitsee kasvaakseen vahvaksi, välttääkseen oikeusjutut ja ehkä jopa ylittää kilpailijasi. Riskien vähentäminen? Se on turvavyö, turvatyyny ja vakuutus yhdistyneenä yhdeksi. Yhdessä ne eivät vain suojele sinua – ne auttavat sinua optimoimaan ja toimimaan fiksummasti.

Joten miten voit hyödyntää lainsäädännön noudattamisen ja riskienhallinnan voimaa menettämättä järkeäsi? Hyvä että kysyit. Jaetaan se osiin.

1. Lainsäädännön noudattaminen: Ei vain lakimiesten juttu

Ensinnäkin, mitä lainsäädännön noudattaminen edes tarkoittaa?

Lyhyesti sanottuna se on sääntöjen noudattamista. Säännöt voivat tulla liittovaltion laeista, osavaltion määräyksistä tai jopa paikallisilta kaupungin koodinvalvontaviranomaisilta. Nämä voivat liittyä työllistämiskäytäntöihin, verovelvoitteisiin, tietosuojaan, työpaikan turvallisuuteen, ympäristövaikutuksiin, mainontaan, sopimuksiin… lista jatkuu.

Mutta tässä on käänne: lainsäädännön noudattaminen ei ole taakka. Se on kilpailuetu.

Todellinen vaikutus: Kuvittele, että pyörität pientä leipomoa. Eräänä päivänä työntekijä loukkaantuu, koska laitteesi eivät täytä OSHA:n standardeja. Jos et ollut noudattanut? Tulevat sakot, mahdolliset oikeusjutut ja PR-katastrofi. Jos olit? Vähennät riskejä, suojelet ihmisiäsi ja säästät lompakkosi.

Pro-vinkki:
Älä yritä hoitaa jokaista lakia itse tee-se-itse -tyyliin. Sen sijaan työskentele noudattamisasiantuntijan tai pienyritysten lakimiehen kanssa. Kyllä, se maksaa rahaa aluksi. Mutta se on murto-osa siitä, mitä maksat, jos sääntelyviranomaiset – tai vihaiset ex-työntekijät – koputtavat ovelle.

2. Rakenna noudattamiskulttuuri (ilman robotin ääntä)

Lainsäädännön noudattaminen ei ole vain asiakirjoja ja tarkistuslistoja. Se on käyttäytymistä. Yritys, jolla on hienoja käytäntöjä, joita kukaan ei noudata, on kuin kuntosalijäsenyys, jota et koskaan käytä – teknisesti terveellinen, käytännössä hyödytön.

Joten miten teet noudattamisesta osan kulttuuriasi?

• Kouluta tiimiäsi. Tee siitä kiinnostavaa. Käytä todellisia esimerkkejä ja ehkä jopa vähän huumoria (kyllä, HIPAA:sta voi oppia nauraen).
• Palkitse hyvää käyttäytymistä. Kun työntekijät noudattavat protokollia, tunnusta se. Kulttuuri vahvistuu sillä, mitä juhlistetaan.
• Johtamalla esimerkillä. Jos toimitusjohtaja oikaisee, kaikki muutkin tekevät niin.

Muista: Noudattamisen tulisi tuntua joukkuepeliltä, ei valvontavaltiolta.

3. Riskien vähentäminen: Yrityksesi turvaverkko

Riski on kaikkialla liiketoiminnassa. Kyberhyökkäyksistä tuotteen takaisinvetoon ja kömpelöön asiakkaaseen, joka liukastuu märällä lattialla. Et voi poistaa kaikkia riskejä, mutta voit vähentää niiden todennäköisyyttä ja vaikutusta.

Aloita riskiarviolla. Ota muistikirja (tai Google Doc) ja listaa:

• Mikä voisi mennä pieleen?
• Kuinka todennäköistä se on?
• Mikä se maksaisi sinulle?
• Miten voit estää tai lieventää sitä?

Tämä voi sisältää:

• Tietomurrot → Toteuta kyberturvallisuusprotokollat.
• Sopimusriidat → Käytä standardoituja, lakimiehen hyväksymiä sopimuksia.
• HR-paholaiset → Dokumentoi kaikki ja noudata työvoimalakeja täydellisesti.

Vakuutus = Älykäs riskinsiirto.
Yritysvakuutus on välttämätön. Ajattele vastuuvakuutusta, omaisuuvakuutusta, kybervakuutusta ja riippuen yrityksestäsi asioita kuten E&O (virheet ja laiminlyönnit) tai työtapaturmavakuutusta. Älä säästä – puhu välittäjälle, joka tuntee alasi.

4. Sopimukset: Uusi paras ystäväsi

Jos pyörität yritystä, jokaisen kätelun tulisi seurata sopimus. Vaikka se olisi serkkusi, joogaopettajasi tai se tyyppi, joka vannoo ”ette usko paperitöihin”.

Miksi sopimukset ovat tärkeitä:

• Ne selventävät odotuksia.
• Ne suojelevat molempia osapuolia.
• Ne antavat sinulle oikeudellisen keinon, kun asiat menevät pieleen.

Pidä sopimukset selkeinä, ytimekkäinä ja räätälöityinä kullekin tilanteelle. Älä vain kopioi/liitä satunnaisia malleja internetistä. (Tosissani. Se NDA, jonka löysit Redditistä, saattoi olla 15-vuotiaan kirjoittama.)

Myös: tarkista sopimukset ennen kuin allekirjoitat ne. Ihannetapauksessa lakimiehen kanssa. Kyllä, se on ärsyttävää. Mutta se on parempi kuin oikeussali vierailu.

5. Tietosuoja: Ei vain teknologia-asia

Olitpa myymässä kuppikakkuja tai koodaamassa sovelluksia, jos keräät asiakastietoja, olet tietosuojalakien alainen.

Riippuen siitä, missä käyttäjäsi sijaitsevat (hei, GDPR ja Kalifornian CCPA), on tiukat säännöt:

• Miten keräät tietoja
• Miten säilytät ne
• Mitä teet niillä
• Miten annat käyttäjien kieltäytyä

Älä panikoi – suunnittele vain.

• Luo tietosuojakäytäntö.
• Varmista, että verkkosivustosi käyttää SSL:ää.
• Kerää vain tietoja, joita aidosti tarvitset.
• Kouluta tiimiäsi parhaisiin käytäntöihin.

Jos teet tämän väärin, sakot ovat ankaria. Mutta tee se oikein, ja rakennat luottamusta asiakkaisiisi – uskomattoman arvokas omaisuus.

6. Pysy ajan tasalla muuttuvista laeista

Lait muuttuvat. Sääntelyviranomaiset päivittävät sääntöjä. Se, mikä oli laillista viime vuonna, saattaa olla laitonta tänä vuonna (tai päinvastoin). Pysyminen ajan tasalla on osa noudattamista.

Vinkkejä:

• Tilaa alan uutiskirjeitä tai lakiblogeja.
• Aseta Google-hälytykset avainnoudattamisteemoille.
• Tarkista lakimiehesi tai noudattamisneuvojasi kanssa neljännesvuosittain.
• Osallistu webinaariin silloin tällöin – saatat saada ilmaista kahvia tai swag-tuotteita.

7. Dokumentointi: Paras puolustuksesi

Jos se ei ole kirjoitettu ylös, se ei tapahtunut.

Lakimaailmassa dokumentointi on kaikki. Pidä järjestettyjä tietueita:

• Työntekijöiden perehdytyksestä
• Turvallisuuskoulutuksesta
• Asiakassopimuksista
• Taloudellisista tapahtumista
• Tapahtumaraporteista

Kuvittele dokumentointi ”vapaakorttisi vankilasta (tai oikeussalista)”. Se on ensimmäinen asia, jota mikä tahansa sääntelyviranomainen, lakimies tai vakuutusyhtiö pyytää.

Pro-vinkki: Käytä pilvitallennusta, varmuuskopioi tiedostosi ja anna pääsy vain niille, jotka sitä tarvitsevat.

8. Kun epäilet, kysy lakimiestä

Tämä saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta liian monet yrityksenomistajat yrittävät ”improvisoida” ja päätyvät kuumaan veteen.

Löydä lakimies, jonka pidät, joka puhuu ihmiskieltä (ei lakikieltä) ja joka tuntee yrityksesi. Käytä heitä ennakoivasti, ei vain kun IRS koputtaa tai oikeusjuttu laskeutuu pöydällesi.

Bonus: Monet lakimiehet tarjoavat kiinteähintaisia paketteja pienyrityksille. Ajattele sitä ennaltaehkäisevänä lääkkeenä – vähemmän jännää kuin leikkaus, paljon edullisempaa.

Loppuajatuksia: Noudattaminen on seksikästä (kyllä, todella)

Jos luet tätä edelleen, onneksi olkoon! Olet virallisesti fiksumpi kuin useimmat kilpailijasi, koska et pakene sääntöjä – juokset niiden kanssa.

Lainsäädännön noudattaminen ja riskienhallinta eivät ehkä ole näyttäviä, mutta ne ovat minkä tahansa optimoidun, skaalautuvan ja kestävän yrityksen selkäranka. Tehty oikein ne suojelevat ihmisiäsi, voittojasi ja mielenrauhaasi.

Joten seuraavan kerran kun joku sanoo, että noudattaminen on tylsää, hymyile vain ja ajattele: ”Toki – mutta se on myös syy, miksi nukun hyvin öisin enkä tarvitse toista asuntolainaa lakimieskulujen maksuun.”

Ja hei – mikä on siistimpää kuin itsevarmuus, kontrolli ja yritys, joka on rakennettu kestämään?

Miten optimoida noudattamisella ja riskien vähentämisellä

• Älä sivuuta lakeja – käytä niitä eduksesi.
• Tee noudattamisesta osa kulttuuriasi.
• Tunnista ja suunnittele riskeille.
• Käytä vahvoja sopimuksia.
• Suojaa asiakastietoja.
• Pysy ajan tasalla määräyksissä.
• Dokumentoi kaikki.
• Hanki hyvä lakimies pikavalintaan.

Nyt mene eteenpäin, sinä vastuullinen, fiksu, riskitietoinen yritysnero. Olkoon auditoinnisi puhtaita ja oikeusjuttusi olemattomia.