Що таке Power BI? Посібник для початківців з візуалізації даних Microsoft

Почніть з конкретної дії за допомогою Power BI Desktop: встановіть Power BI Desktop та завантажте невеликий набор даних, щоб швидко побачити результати, оскільки ви перевірите підключення даних, візуали та обмін за хвилини.

Power BI пропонує інструмент для створення звітів на робочому столі, хмарний сервіс та мобільні додатки, забезпечуючи єдиний досвід. Наступний підхід тримає ваш робочий процес компактним: підключіться до наборів даних, створюйте візуали та публікуйте в сервіс, щоб колеги могли переглядати панелі приладів на будь-якому пристрої.

Працюйте з різноманітними джерелами за дизайном: набори даних з Excel, SQL Server або хмарних платформ підключаються до Power BI. Платформа пропонує чистий інтерфейс з візуалами drag-and-drop, покращуючи досвід та послідовність у звітах, поки ви будуєте повторно використовувану модель даних.

Щоб вийти за межі основ, використовуйте дії, такі як формування даних у Power Query, міри з DAX та інтеграцію з додатками, як Teams. Ця дія допомагає вам покращити співпрацю та досліджувати тенденції, тоді як створена модель даних може бути спільно використана для підтримки кількох аналізів.

Коли ви готові до масштабування, створюйте панелі приладів, які виводять ключові метрики для різних ролей, часто оновлюючи візуали з новими даними. Використовуйте практики управління, тримайте назви послідовними та документуйте джерела, щоб покращити послідовність та масштабованість у командах та проектах.

Підключіться до джерел даних та завантажте дані в Power BI

Спочатку підключіться до основного джерела даних: на головній сторінці натисніть Отримати дані, виберіть конектор, що відповідає вашому джерелу, увійдіть, якщо потрібно, та завантажте початкову таблицю. Цей підхід використовує сторінку опцій, встановлює основу для аналітики та допомагає створювати інсайти швидко на сторінках та звітах.

Power BI підтримує величезний каталог, що включає файли, бази даних, онлайн-сервіси та API. Ці джерела відповідають реальним робочим процесам та дозволяють об'єднувати окремі частини даних в єдину модель, яка стимулює переконливу аналітику та рішення на основі чисел. Сторінка, яку ви будуєте, може включати дані з кількох джерел, включаючи медіа-активи, для надання багатших інсайтів.

• Файли: Excel, CSV, JSON, XML
• Бази даних: SQL Server, PostgreSQL, MySQL, Oracle
• Онлайн-сервіси: SharePoint, Dynamics 365, Google Analytics, сервіси Azure
• Веб та API: OData-канали, REST-ендпоінти, власні конектори

Результати завантаження перетворюються в чисту модель даних. Використовуйте Power Query Editor для застосування трансформацій, видалення дублікатів, перейменування стовпців, зміни типів даних та створення обчислених стовпців. Трансформація складається з формування, фільтрації, об'єднання та пивотування даних для забезпечення якості та послідовності в аналітиці. Створений набір даних стає надійним інструментом для дослідження інсайтів та порівняння метрик з різних джерел.

1. Виберіть між Import та DirectQuery, потім налаштуйте частоту оновлення даних для балансу продуктивності та свіжості. Великі набори даних виграють від інкрементального оновлення та оптимізованих запитів.
2. Позначте та організуйте підключення за типом джерела (файли, бази даних, онлайн-сервіси), щоб спростити обслуговування з часом. Включіть метадані, такі як останнє оновлення, джерело даних та власник.
3. Захистіть чутливі дані: увімкніть безпеку на рівні рядків, керувати обліковими даними та обмежте доступ до чутливих таблиць або стовпців. Аудитуйте, хто переглядає або редагує набір даних, щоб тримати числа в безпеці.
4. Удоскональте модель: видаліть невикористані стовпці, визначте відношення та встановіть відповідні типи даних для забезпечення чистих з'єднань та швидких візуалів.
5. Використовуйте геопросторові поля для створення карт та інсайтів на основі локації. Використовуйте відповідні налаштування дати та часу для підтримки аналітики на основі часу та звітів.

Коли завантаження завершено, у вас є створений набір даних з якістю, трансформацією та управлінням на місці. Ви можете порівнювати числа з джерел, об'єднувати дані в єдину сторінку та створювати візуали, які розповідають зв'язну історію. Разом з панелями приладів, ці кроки пропонують переконливий погляд на продуктивність та тенденції в медіа, продажах та операціях.

Створіть базовий звіт: додайте візуали, фільтри та слайсери

Завантажте ваші дані в Power BI та створіть базовий звіт, що використовує вбудовані візуали для показу чисел у категоріях. Додайте кластеризовану стовпчикову діаграму для продажів за регіоном, лінійну діаграму для загальних сум місяць-за-місяцем та матрицю для продуктивності продукту. Ця креація надає надійний фундамент для перегляду тих самих даних з різних кутів.

Зробіть звіт інтерактивним з фільтрами та слайсерами. Додайте фільтр дати та слайсер регіону для звуження результатів, та слайсер категорії продукту для дослідження варіацій. Слайсери надають швидкий контроль над тим, що показують ваші візуали, дозволяючи користувачам бачити вплив однієї зміни без виходу зі сторінки.

Підключіть візуали до джерел даних та забезпечте актуальні підключення. Використовуйте безпеку на рівні рядків для адаптації даних за роллю, що тримає чутливі цифри видимими тільки для авторизованих ролей. Якщо у вас є преміум ємність, штовхаєте оновлення до ширшої аудиторії та підтримуйте більші набори даних. Ця технологія допомагає підтримувати послідовні візуали у досвіді перегляду для деяких аудиторій.

Оберіть візуали, що трансформують ваші дані швидко; наприклад, картку KPI для ключових чисел, стовпчикову діаграму з накопиченням для складу, та таблицю з загальними сумами на рівні рядків. Ці вибори покращують креацію компактного, надійного звіту, що залишається легким для обміну та повторного використання. Використовуйте преміум-функції для увімкнення більших наборів даних та запланованого оновлення, забезпечуючи, щоб ті самі візуали залишалися актуальними для стейкхолдерів, з візуалізаціями готовими до аналізу.

Публікуйте та діліться: публікуйте в сервіс Power BI, налаштуйте підключення даних та встановіть фільтри, щоб глядачі могли коригувати на льоту. Цей підхід дає стейкхолдерам швидкий, послідовний погляд на продуктивність, надаючи актуальний перегляд та аналіз через візуалізації та інші візуали.

Моделюйте дані з відношеннями та простими обчисленнями (основи DAX)

Почніть з чистої моделі, підключивши основні набори даних – Customers, Orders, and Products – з явними відношеннями. Це допомагає зрозуміти, як дані з'єднуються, та забезпечує, щоб аналізи залишалися точними у звітах, скрізь у вашому робочому просторі Power BI.

Проектуйте відношення як one-to-many від Customers до Orders та від Orders до Products (через Order Details). Це тримає збережені дані організованими, зменшує блоки в потоці даних та дозволяє людям досліджувати без плутанини. Тримайте крок підготовки компактним, щоб завантажувати тільки необхідні поля, покращуючи продуктивність та безпеку.

Ключові основи DAX для початку

Визначте основні міри за допомогою SUM, COUNTROWS та DIVIDE. Приклад: Total Sales = SUM(Sales[Amount]); Orders Count = COUNTROWS(Orders); Average Order Value = DIVIDE([Total Sales], [Orders Count]).

Використовуйте CALCULATE для зміни контексту фільтра та для підтримки специфічних для теми переглядів, таких як онлайн-замовлення або клієнти минулого кварталу. Приклад: Online Revenue = CALCULATE([Total Sales], Orders[Channel] = "Online").

Щоб витягувати дані з пов'язаних таблиць, використовуйте RELATED або RELATEDTABLE. Приклад: Customer Name в таблиці Sales: CustomerName = RELATED(Customers[Name]).

Будьте уважні до лімітів трансформації та підготовки: не всі дані можна переформовувати в DAX; деякі кроки повинні відбуватися під час завантаження даних або в Power Query. Це уникає setback'ів продуктивності та тримає процеси автоматичними та ефективними.

Безпека та доступність відіграють велику роль: будуйте безпеку на рівні рядків, щоб тримати дані клієнтів захищеними; використовуйте ролі для обмеження доступу; це тримає набір даних доступним для правильних людей, запобігаючи витоку чутливої інформації. Обробка збережених облікових даних та конфіденційності джерела даних є суттєвою для безпечного, доступного аналізу.

Поширені помилки включають великі набори даних, що вдаряють по лімітам пам'яті. Фільтруйте рано, уникайте важких обчислених стовпців для великих таблиць та віддавайте перевагу мірам, щоб тримати набори даних стрункими. Цей підхід масштабується від одного звіту до багатьох панелей приладів, з'єднуючи дані з різних джерел без створення дублікатів.

Протягом робочого процесу фокусуйтеся на кроках підготовки, завантаження та підключення, які команди використовують щодня. Чіткі відношення та практичний DAX приносять ясність до тем у відділах, допомагаючи вам розуміти дані від клієнтів до замовлень та далі.

Концепція DAX	Що вона робить	Приклад
SUM	Додає значення числового стовпця для отримання загальної суми	Total Sales = SUM(Sales[Amount])
CALCULATE	Змінює контекст оцінки або застосовує фільтри	Online Revenue = CALCULATE([Total Sales], Orders[Channel] = "Online")
DIVIDE	Виконує безпечний поділ, обробляючи ділення на нуль	Average Order Value = DIVIDE([Total Sales], [Orders Count])
RELATED	Витягує стовпець з пов'язаної таблиці	Customer Name = RELATED(Customers[Name])
FILTER	Фільтрує вираз таблиці всередині CALCULATE	Online Orders in Q2 = CALCULATE([Total Sales], FILTER(Orders, Orders[Date] >= DATE(2024,4,1) && Orders[Date] < DATE(2024,7,1)))
ALL	Видаляє фільтри для обчислення загальної суми по всіх даних	All Customers Total = CALCULATE([Total Sales], ALL(Customers))

Форматуйте візуали та макети для чіткого оповідання

Почніть з односторінкової історії, що відповідає на основне питання, та розмістіть ключову метрику вгорі-ліворуч, щоб закріпити наратив. Використовуйте чистий ґрид, вирівняйте візуали до спільної палітри кольорів та тримайте макет послідовним на сторінках, щоб ви могли чітко ділитися інсайтами. Кожен візуал повинен підтримувати повідомлення, з лаконічною підписом, що посилається на джерело даних для прозорості та обґрунтованих висновків. Цей макет посилається на практичний робочий процес, який ви можете повторно використовувати в туторіалі, та включає приклад, який ви можете адаптувати до різних наборів даних.

Принципи макету

Структура сторінки, щоб вести читача від широкого огляду до фокусованих деталей. Включіть карти для географічного контексту та різні візуали, щоб охопити дані з кількох кутів. Забезпечте, щоб кожен елемент мав місце та чітку мітку, щоб історія текла природно крок за кроком. Використовуйте послідовний формат для мір та дат, та тримайте таблиці стрункими з тільки потрібними полями. Якщо дані зберігаються локально, тримайте відбиток зберігання малим; якщо ви використовуєте directquery, балансуйте точність з продуктивністю. Функція для перемикання між переглядами або drill through може допомогти з доступом до інформації за потреби.

Візуали та формати

Оберіть візуали, що відповідають питанню: лінійні діаграми для тенденцій, стовпчики для порівняння та карти для даних локації. Запит за кожним візуалом повинен бути простим, та ви повинні включити приклади підписів, що пояснюють інсайт. Для кожної сторінки включайте інформацію, що додає цінність, та ніколи не перевантажуйте екран. Включення підказок з визначеннями метрик покращує розуміння, та добре спроектований формат для чисел (роздільники тисяч, десяткові) покращує читабельність. Використовуйте збережені дані для швидкості, та розглядайте directquery, коли живі дані покращують процес прийняття рішень. Цей підхід допомагає вам розповідати зв'язну історію, зберігаючи продуктивність.

Публікуйте в Power BI Service та діліться з колегами

Публікуйте в Power BI Service як крок, що робить вашу роботу доступною для обміну та дійовою. Розмістіть звіт у виділеному робочому просторі перед запрошенням їх, щоб інші колеги могли отримати доступ де завгодно. Ця початкова публікація також фіксує відношення даних та логіку трансформації в одному місці, готовому для ширшого використання.

Перейдіть до сервісу, виберіть робочий простір та використовуйте інструменти в інтерфейсі для налаштування розподілу активів. Створіть додаток з робочого простору, щоб досягти ширшої аудиторії та поділитися з індивідуальними колегами або групами. Додайте версіонований опис та коротку лінію даних, щоб колеги розуміли, як дані течуть.

Контролюйте обмін з точними дозволами: призначайте ролі, як Admin, Member або Viewer, та вирішуйте, чи дозволені експорти в форматах, таких як PDF або PowerPoint. Це допомагає рішенням та тримає чутливі дані захищеними, тоді як увімкнена співпраця. Також увімкніть сповіщення про невдачі оновлення даних, щоб вони та стейкхолдери залишалися поінформованими.

Перед обміном, перевірте, чи відношення чисті та кроки трансформації задокументовані. Забезпечте, щоб візуали були легкими для читання, та надайте швидкий посібник для навігації звіту. Ви можете використовувати закладки та підказки, щоб направляти користувачів куди потрібно, створюючи переконливий шлях оповідання та інші способи направляти рішення.

Продуктивність та масштабованість важливі. Заплануйте інкрементальне оновлення для великих наборів даних, перевірте підключення шлюзу та моніторьте затримку запитів. Ці міркування покращують загальну надійність та підтримують масштабованість для деяких команд та сценаріїв.

Опції обміну, управління та наступні кроки

Оберіть між індивідуальними обмінами та ширшим розподілом, публікуючи додаток, що служить єдиним місцем для доступу через звіти. Цей підхід допомагає вам контролювати ширший розподіл, тримаючи їх узгодженими з політиками та рішеннями.

Відстежуйте аналітику використання, щоб інформувати ширші рішення та коригувати дозволи, коли команди ростуть. Надайте простий шлях онбордингу, щоб індивідуальні нові колеги могли навігувати простором та почати досліджувати, з швидким посібником та форматами для експорту, коли потрібно. Також поділіться деякими найкращими практиками з ними, щоб прискорити прийняття.